Mejora la productividad empresarial con la administración del tiempo

El tiempo también pasa para las PYMES. Y en ellas sí que tiene un costo evidente: cada minuto que no se gestiona adecuadamente cuesta, literalmente, dinero.

El salario de los colaboradores, la materia prima, el encendido de las máquinas, todo está demandando siempre dinero.

Por eso, es clave que el tiempo se gestione bien. Que cada minuto se aproveche al máximo. Para que eso suceda, toma dos o tres minutos leyendo este blog. ¡Es una inversión! El tiempo que inviertas leyendo hasta el final será, efectivamente, una buena administración del tiempo.

¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?

Se trata, en términos básicos, de una serie de habilidades que le permiten a los colaboradores estructurar el trabajo de una manera eficiente y en ruta a conseguir sus objetivos, impulsar su crecimiento profesional y la productividad de la compañía.

A continuación, las cinco habilidades de gestión de tiempo que tienes que tener y promover al interior de tu compañía. ¡Presta atención!

1. Planeación

Una de las razones más comunes de la mala gestión del tiempo es la falta de planeación de una agenda estructurada de trabajo. ¡Todos siempre tenemos cosas pendientes por hacer! Pero cuando dejas que muchas labores se acumulen, es evidente que la compañía no cumplirá sus objetivos.

Si se te hace más fácil, haz y promueve que tus colaboradores lleven una agenda de labores prioritarias que deben cumplir jornada a jornada. De esta manera, evitan las distracciones y se enfocan en objetivos medibles y reales. Pero claro, es clave que, si hay una agenda, se cumpla.

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2. Compromiso con los plazos

De nada vale tener una agenda de plazos si no se van a cumplir. Aquí es clave el compromiso de todos para que las actividades y labores se hagan según el diseño y previsión del tiempo.

Si lo crees necesario, podrías hacer pequeños “cortes” al día en los que los líderes y los colaboradores puedan evaluar rápidamente cómo se está gestionando el tiempo de esa jornada: las labores que se han hecho, las que quedan por hacer y si se podrán hacer o no en el resto de las horas laborales.

3. Buena comunicación

Si, la buena comunicación es clave si quieres hacer una buena administración del tiempo. Necesitas, por ejemplo, que las instrucciones de los líderes a los colaboradores sean eficientes y claras, que no haya reprocesos debido a malentendidos o a que alguien no entendió bien lo que tenía que hacer.

Esa comunicación también tiene que funcionar bien entre los colaboradores, que deben trabajar en equipo para que la compañía cumpla sus objetivos. ¡Cuidado! Esta habilidad se debe perfeccionar aún más cuando, como estamos viviendo hoy, la posibilidad del trabajo remoto es más viable.

En ese caso, necesitas activar canales de comunicación fluidos y directos.

4. Gestión de las distracciones

La internet, la televisión o la música son elementos que, bien administrados, pueden incluso representar cierto tipo de estímulo de descanso corto y activo en una jornada laboral larga. ¡Parar un minuto para escuchar una canción que te ayude a relajarte no está mal!

Pero cuando ese minuto se convierte en 30 minutos o en una hora… “¡Houston, tenemos un problema!”. La gestión de las distracciones en tu compañía es clave si deseas que el tiempo alcance para todo: busca que todos sean conscientes de lo que significa perder una hora de trabajo.

Malgastar una hora hará que el trabajo se represe, que todos tengan que dedicar más tiempo de su día después para cumplir todas sus labores, y eso seguramente lo que provocará es cansancio y mal humor. ¡Nadie gana nada con la mala gestión del tiempo!

5. La carga justa de trabajo

Es importante que las actividades que se tengan que realizar en la jornada realmente correspondan a labores realizables en ese tiempo: busca que no haya una persona que tenga 15 responsabilidades y otra de igual cargo con cinco cosas que hacer. ¡Eso también es planeación y gestión del tiempo!

No es rentable tener un colaborador excedido de su capacidad y a otros más “perdiendo” el tiempo de su jornada laboral. Si planeas bien esas cargas, el tiempo rendirá mucho más.

Sería ideal que estas habilidades se refuercen día a día en tu compañía. ¡Todos las deben conocer y aplicar! Pero no es lo único que puedes hacer. ¿Has escuchado las 4 D de la administración del tiempo?

¿Cuáles son las 4 D de la administración del tiempo?

Por sus siglas en inglés, hablamos de hacer (do), eliminar (delete), aplazar (defer) y delegar (delegate). ¡Toma nota! Cada vez que te enfrentes a una labor, clasifícala según lo siguiente:

Hacer (Do)

Son tareas que tardan minutos en completarse: escribir un correo, responder uno o hacer una llamada. Si puedes hacerlo rápido, hazlo. Lo interesante de esta categoría es que generalmente completar una tarea da una sensación de plenitud que te impulsará con proyectos más grandes.

¡Concéntrate en esa tarea! A veces, la multitarea es el peor enemigo de la gestión eficaz del tiempo.

Aplazar (defer)

Esta clasificación va de la mano de la priorización. Pregúntate: ¿es esta labor que haré y a la que le dedicaré ciertas horas de hoy, una prioridad en mis labores diarias, o hay otras responsabilidades más urgentes que requieren mi atención? Si la respuesta es la segunda, aplaza y reprograma.

¡No hay que sentirse mal por aplazar! No tiene sentido concentrarse dos o hasta cinco horas en una responsabilidad que debes tener lista en una semana. ¡Lo clave es lo que necesitas esta semana! Una buena gestión del tiempo administra correctamente ese nivel de prioridades.

Delegar (delegate)

Es importante que en tu compañía se pueda delegar las funciones y responsabilidades según la carga de los colaboradores, pero también, y quizá mucho más fundamental, según sus habilidades.

No es una señal de administración del tiempo que tengas a una persona que contrataste o que sabes que es hábil en un cargo, haciendo otro tipo de responsabilidades. ¡No será igual de eficiente!

Eliminar (Delete)

Tal vez la “D” puede ser la más fácil y al mismo tiempo, la decisión más completa de tomar. Acá la máxima es una: no pierdas tiempo haciendo algo que no te va a servir para nada.

Ten claro las metas a corto, mediano y largo plazo de tu compañía y ante cada labor, hazte una pregunta: ¿hacer esto me ayuda en qué nivel de objetivos? Si la respuesta no es clara en ninguna de las categorías, es sencillo: elimínala.

Por último, queremos dejarte una pequeña guía de herramientas que pueden convertirse en tu mejor aliado para la buena administración del tiempo.

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